Innkjøpsveiledning for kaffeløsninger

Har du fått ansvaret for kaffeløsningen på din arbeidsplass? Eller er du innkjøper i en større virksomhet som bruker flere millioner årlig på kaffe til kunder, gjester eller ansatte? Her finner du hjelp om du skal ha kaffeløsningen ut på anbud.

Norsk Kaffeinformasjon får mange henvendelser fra virksomheter som skal ha kaffeløsningen ut på anbud. Vi forstår at dette ikke er så enkelt. Gjennomgang av flere anbudsdokumenter avdekker og tydeliggjør ofte innkjøpernes manglende kunnskap om kaffe, tilberedningsmetoder og de ulike systemene som finnes i markedet. Konsekvensen blir dårlige eller uklare kravspesifikasjoner og mye unødvendig tid går tapt på begge sider.

Rent teknisk er det ikke nødvendigvis vanskeligere å sammenligne utstyr for kaffetilberedning med annen type utstyr. Det er et sett med tekniske krav som kan spesifiseres. Smak er imidlertid verre. De fleste ønsker god kvalitet til en rimelig pris. Men hva er god kvalitet når det gjelder kaffe?

Vi håper med denne veilederen å sette alle som har fått ansvaret for å anskaffe en kaffeløsning i stand til å utforme gode anbudsdokumenter. Norsk Kaffeinformasjon er næringens nøytrale faginstans. Spesifikasjonene er formulert så åpent som mulig for å unngå å prioritere spesifikke produkter og løsninger eller utelukke andre. 

Innhold


Kaffeløsning på anbud

Alle ønsker fornøyde ansatte og kunder, så hvordan kan man sikre størst mulig tilfredshet med kaffeløsningen?

Mange forsøker å beskrive løsning istedenfor å beskrive behov. Dette kan gi enkeltleverandører utilsiktede fortrinn. Det kan også føre til at man vikler seg inn i tekniske problemstillinger man egentlig ikke har forutsetninger for å vurdere. Som et generelt råd vil vi oppfordre til å beskrive behovene så godt det lar seg gjøre, og heller la leverandørene komme med forslag til løsning.

Definer behovet

La oss begynne med å kartlegge behovene. Anbudsbeskrivelsen bør inneholde mest mulig om dere som kunde og hva slags behov og forventninger dere har. Forarbeidet ligger i å analysere de reelle behovene og forsøke å beskrive disse så godt som mulig. Trolig har dere erfaring fra tidligere løsninger både med hensyn til drift, økonomi og brukeropplevelser. Det betyr at dere kan si noe om volum, hva brukerne er vant til og om de har vært tilfreds med løsningen. 

Informer så detaljert som mulig om alle forhold som kan hjelpe tilbyder til å foreslå den beste løsningen:

  • Antall ansatte
  • Møterom
  • Fellesområder
  • Resepsjon
  • Kaffebar
  • Kantine/spiserom
  • Forbruk
  • Dagens løsning og erfaringer med den

Alt som kan hjelpe tilbyder til å forstå behovet er av interesse. Mest sannsynlig er det slik at det kan være ulike behov innenfor virksomheten.

Utstyret spesifiseres gjerne innenfor tre hovedpunkter; funksjon, kapasitet og fysisk utforming.

Funksjon

Hva skal maskinen lage? De fleste maskiner har stort utvalg og kunden må spesifisere minimumskravene. Ved å stille absolutte eller ufravikelige krav, vil leverandørene raskt kunne se om de har løsninger som passer til forespørselen. Krav som ikke er absolutte, men som vil bli evaluert, må være med. Generelt kan vi si at veldig mange snevre og spesifikke krav vil føre til færre tilbydere.

  • Vurder hva som kanskje ikke strengt tatt er vesentlig eller helt nødvendig. 
  • Skal maskinen tilby mer enn kaffe? I så fall hva?
  • Har dere spesielle krav til ingredienser som skal tilbys. Hele bønner? Instant? Malt kaffe. Vurder fordeler og ulemper. Hvis dere ikke har spesielle krav, overlat til leverandøren å komme med forslag.
  • Er det et ønske at maskinen skal tilby kaldt vann med og uten kullsyre. Vurder dette opp mot egen vannløsning. 
  • Ferskmelk eller pulvermelk? Vurder fordeler og ulemper.
  • Spesifiser mengden i koppen.
  • Skal dere tappe kaffe på kanne?
  • Er det krav til universell utforming?
  • Er det krav til betalingsløsning?

Kapasitet

Behovene vil være ulike i et kontorlandskap, i en resepsjon, i en kantine eller på et venteværelse. Utenfor et kurslokale eller i en kantine trenger man en løsning som kan levere kaffe til mange mennesker på kort tid. Andre områder har en jevn belastning, mens andre igjen har lav.

Friskbryggere med hele bønner trenger en viss tid for å kunne levere et tilfredsstillende produkt. Kanskje ikke dette er løsningen dersom du skal servere kaffe til 50 mennesker på få minutter.

  • Hvor skal maskinen stå? 
  • Sjekk erfaringstall. Hvor mye kaffe gikk i fjor?
  • Definer behovet for antall kopper per dag.
  • Hvor mange brukere per kaffemaskin.
  • Hvor mange kopper skal maskinen kunne servere før man må fylle på kaffe eller tømme grut.

Les mer om utstyr.

Fysisk utforming

Hvor maskinen skal stå vil påvirke kravene til løsning. Dette gjelder særlig størrelse, betjening, støy etc. Eksempelvis vil en maskin som står inne i et kontorlandskap eller nær en arbeidsplass ha andre krav til støy enn en som står i en ventehall. 

Fokuser på hvor maskinen skal stå og om dette byr på spesielle utfordringer. Forsøk å stille reelle og relevante minimumskrav framfor å rote seg inn i for mange tekniske spissfindigheter. 

  • Spesielle krav til størrelse, betjening eller støy.
  • Benk eller gulvmodell

Installasjon

Sørg for å ha oversikt over hva leverandøren dekker i forhold til levering og installasjon av utstyret. Det kan fort oppstå diskusjon dersom ikke alle forutsetninger definert. Eksempelvis kan det være krav om at vannstoppekran skal være på plass inntil 1,5 meters avstand fra utstyret.  Inngår frakt og montering? Hva med opplæring?

Serviceavtale

Serviceavtalen reguler plikter og rettigheter hos begge parter, og bør ikke åpne for tolkning rundt vesentlige begreper.

  • Skill mellom preventivt vedlikehold (hvordan forhindre skader) og responsivt vedlikehold (hva skjer om noe går galt).
  • Hvilket vedlikehold skal brukerne utføre selv? Daglig eller ukentlig rens?
  • Be om brukerveiledning til alle maskiner som beskriver daglig/ukentlig /månedlig vedlikehold. 
  • Definer «responstid». Det er vanlig å gradere mellom mindre feil og kritiske feil (driftsstans). Skal man ha responstid utover 8 -16, som er vanlig i kontormarkedet? Trenger dere 24-timers service?
  • Hva med lange avstander? Skal man beregne en gjennomsnittlig responstid? Det bør i avtalen være mulig å differensiere oppmøtetid.

Les mer om serviceavtale.

Distribusjon

Leverandørene har ansvaret for å levere forbruksvarer i henhold til avtale. 
Hvor ofte skal leverandøren komme innom?
Skal bestilling skje per anrop eller levert til et lager hvor det er definert et maksnivå. Dette må kunden definere.

Pris

Både leie og service er gjerne priset per måned. Ingredienser prises gjerne etter kg, eventuelt kartonger.

I en typisk pris- og varekatalog er det definert hva som inngår i leveranser (maskin, service, ingredienser, forbruksartikler). Priser oppgis eks. mva., og avtalens løpetid er gjerne 3-5 år. 

Rapportering

Bli enige om et fornuftig opplegg for rapportering. Det er ikke uvanlig med statusmøter f. eks hvert halvår. Her kan man gjennomgå forbruk, antall servicebesøk og antall henvendelser til kundesenteret. Dette gir grunnlag for eventuelle korrigeringer og gir også verdifull statistikk.

Referanser

Leverandøren må dokumentere om han har gjennomføringsevne og kan levere i henhold til avtale på de lokasjoner som er angitt. Husk å spørre etter relevante referanser i nærheten av lokasjon. 

Introduksjon kaffe

Man trenger ikke å være kaffespesialist for å anskaffe en god kaffeløsning. Men litt grunnleggende kunnskap er greit å ha, og i dette kapitlet tar vi for noe av det du bør kjenne til når du skal begynne å utarbeide kravspesifikasjon og planlegge for de neste årene. For de som har lyst til å dykke dypere, er det nok av informasjon å hente, både her på kaffe.no og andre nettsteder.

Kaffe er ikke bare kaffe

Kaffe er et organisk produkt som smaker ulikt i forhold til hvor det er dyrket og foredlet. Kaffe finnes i ulike kvaliteter og prisklasser. Mesteparten av kaffe vi drikker i Norge brennes her, og det er ikke alle klar over. Brenningsgrad påvirker også smaken. I Norge har vi tradisjon for lys-medium brent kaffe, mens i nabolandet Sverige er mye av kaffen mørkere brent og den har gjerne en finere malingsgrad. Brenningsgrad og malingsgrad er to forhold som påvirker smaken i koppen.

Pris og kvalitet

Det finnes ulike graderings- og klassifiseringssystemer av råkaffe for eksport, og det er sammenheng mellom pris og kvalitet. En høyt gradert kaffe vil oppnå høyere pris enn en lavere gradert kaffe. Prisen på brent kaffe vil også reflektere disse kvalitetsforskjellene. Her kommer imidlertid et annet forhold inn i bildet, nemlig produktkategorisering, merkevare og markedsføring – kaffeproduktet får en metaverdi. Eksempelvis kan espressoblandinger selges dyrere enn «vanlig» kaffe, uten at de nødvendigvis er av høyere kvalitet. Begrep som «eksklusiv italiensk kaffe» eller «mørk og kontinental» er markedsuttrykk, og sier ikke noe om kvaliteten som sådan.

Les mer om gradering av kaffe.

Dersom dere har bestemt dere for at smak skal vektes høyt og at dere ønsker å gjennomføre smakstester, bør dere sende tydelige signaler gjennom tildelingskriteriene. Mange involverer de ansatte gjennom smakstester og vi ser en klar trend hvor bedriftene ønsker å tilgodese de ansatte med god kaffe. Da bør dere ikke la pris være avgjørende og styre unna den aller billigste kaffen. Misfornøyde ansatte fører ofte til at man må be leverandøren finne en bedre kaffe, og dermed øke budsjettet.

Les mer om smakstester.  

Kaffe er ferskvare

Det dyrkes kaffe i mer enn 50 land og kaffe består av mer enn 850 kjente smaks- og aromastoffer. Disse er flyktige og forsvinner raskt under påvirkning av oksygen og sollys. Emballasje og oppbevaring er derfor et viktig kriterium for å kunne tilby ansatte og kunder god kaffe. 

Det er krav til holdbarhetsmerking på emballasjen. Generelt har kaffebransjen i Norge pålagt seg selv strengere holdbarhetskrav enn andre land. Merk at holdbarhetsdatoen forutsetter at emballasjen er uåpnet.

Les mer om oppbevaring av kaffe.

Brenningsgrad

Det finne ulike brenningsgrader for kaffe. Tradisjonelt er norsk kaffe lys eller medium brent selv om mørkere brent kaffe er mye utbredt i anbudsmarkedet. En lysere brenningsgrad fungerer bra når kaffen er av god kvalitet. Da kommer kaffens særegne smakskarakteristikker bedre fram enn når kaffen brennes veldig mørkt.

Brennekart uten tekst2
Øverst til venstre ser vi grønne bønner, såkalt råkaffe. Under brenneprosessen endrer fargen seg. I Norge har vi tradisjon for lys og mellombrent kaffe

Les mer om kaffebrenning.

Hele bønner eller ferdigmalt kaffe

Hele bønner holder lenger på ferskheten enn ferdigmalt kaffe, og salget av hele bønner har opplevd en sterk vekst både til proff- og hjemmemarkedet. Hele bønner krever en kvern, enten som en del av utstyret eller separat. Det er viktig å huske på at hele bønner også blir gamle og mister smak og aroma. Kaffen må oppbevares riktig og brukes innenfor holdbarhetsdato.

De fleste kaffemaskiner i kontormarkedet, såkalte friskbryggere, benytter hele bønner som kvernes for hver kopp som brygges. «Bønne til kopp» eller «Bean to cup» er betegnelser som benyttes om denne type løsninger.

Det er fremdeles en del bryggeutstyr som bruker ferdig malt kaffe, slik som traktere i ulike størrelser. Man kan også benytte ferdigmalt kaffe på friskbryggere, selv om dette har blitt mindre vanlig. Støy fra kvern kan være en årsak til at man velger dette.

I Norge har vi standard malingsgrader tilpasset ulikt tilberedningsutstyr. Det er leverandørens ansvar å sørge for riktig malingsgrad. Malt kaffe finner du ofte i porsjonspakninger. 

Les mer om malingsgrad.

Instant kaffe/kaffekonsentrat

Instantkaffe betegnes gjerne pulverkaffe, og fremstilles ved at vanninnholdet av ferdig tilberedt kaffe trekkes ut. Kaffekonsentrat er flytende, kommer gjerne i Bag-in-Box, og betegnes ofte ”liquid coffee”.  Felles for begge er at kaffen blandes med varmt vann i maskinen. Kaffen brygges altså ikke på stedet.

Slike løsninger benyttes gjerne i sammenhenger hvor svært mange skal ha kaffe på kort tid, og hvor byggetid er viktig. Det kan være i kongresshaller, på hoteller eller under større arrangementer. Det benyttes også ofte på sykehus med spesielle krav til hygienisk behandling og minimal innsats fra ansatte.

Smakstest

Å gjennomføre en smakstest kan by på utfordringer. Smak er subjektivt og man påvirkes av omstendighetene og omgivelsene. Det som er godt for deg er ikke nødvendigvis godt for din kollega. Ettersom smak ikke er en fast størrelse som kan spesifiseres i detalj, blir det til en viss grad basert på skjønn og en antagelse av hva flertallet vil like.

Når man setter sammen et smakspanel i bedriften, er det viktig å huske at disse skal ta et valg på vegne av kollegaene. Det er viktig å få en sammensetning som er representativ. 

Selv om en ansatt uttrykker stor interesse for kaffe eller markerer seg med sterke meninger, så er oppgaven denne gang å finne fram til en kaffe som flertallet vil kunne like. Husk også at smaks- og luktesansen endrer seg i forbindelse med graviditet!

Be gjerne om å få oversendt prøver på kaffen i originalemballasje slik at dere selv kan vurdere kvalitet og smak i nøytrale omgivelser. Alle leverandører kan levere kaffer i ulike kvaliteter og prisklasser.

Det vil være en stor fordel om kan smake kaffen blindt. Da oppnår man større grad av objektivitet uten å la de mer subjektive forhold ta overhånd. 

Sørg også for at dere smaker på all kaffen samtidig. Ta gjerne kontakt med Norsk Kaffeinformasjon om dere trenger hjelp til gjennomføring eller les mer om cupping på kaffe.no.

Skill kaffe og utstyr i anbudet

Forretningsmodellen til mange totalleverandører er at kaffe, utstyr og service er inkludert i en pakke.  

Det kan virke enkelt og lettvint å forholde seg til «pris per kopp, alt inkludert», men da er det også vanskelig å vite hva kiloprisen på kaffen faktisk er. Hvor stor er koppen? Hvor mange gram kaffe er det i koppen?

For å finne ut hva kiloprisen på kaffen faktisk er, må man be om å få dette spesifisert.

Følg anbefalt dosering

Norsk Kaffeinformasjon anbefaler en dosering på 60 gram per liter vann. Det kan være greit å ha som utgangspunkt. Ofte må man litt opp i dosering på friskbryggere for å få best resultat i koppen. Varsellampene bør blinke om noen doserer lavere. Hvis noen eksempelvis anbefaler 7 gram istedenfor 10 gram per kopp, så er det 30% forskjell, og vil selvsagt slå gunstig ut i forhold til pris. Men hva med resultatet?

Dersom man «jukser» og går ned på doseringen, vil man kunne komme gunstig ut prismessig per kopp, men resultatet kan i neste omgang bli klager. Dermed må man dosere opp mengden på et senere tidspunkt.

En mørkbrent kaffe vil kunne oppleves «sterkere» enn lys- og mediumbrent kaffe. Her må man ikke la seg forvirre. Styrken ligger i doseringen, ikke i brenningen. 

Skal vi stille spesielle krav til kaffen?

Overlat til leverandørene å komme med forslag til kaffe, og gjennomfør smakstester for å velge de sortene dere liker best. Be tilbyderne oppgi navn og beskrive kvalitet på tilbudte kaffebønner.

Nedenfor følger noen punkter det er greit å forholde seg til.

  • Vi vet at 70% av kaffedrikkerne i Norge fortrekker kaffen sort uten tilsettinger. Da må den være av god kvalitet ellers orker ingen å drikke den!
  • Vi vet at de mest solgte kaffene i norsk dagligvare er forholdsvis lysbrent. 
  • Det er ikke den billigste kaffen som ligger på salgstoppen. Nordmenn er vant til god kaffe til hverdags.
  • Når vi kartlegger kaffevanene i den norske befolkningen ser vi at alder, kjønn og georgrafi spiller inn. Eksempelvis er det flere i Oslo som bruker melk i kaffen enn ellers i landet. Det enkleste er å kartlegge virksomheten, og kanskje foreta en enkel spørreundersøkelse før man går i gang med anbudet.
  • Fokuser på hva slags kaffe det store flertallet sannsynligvis vil foretrekke. Kanskje selgeren introduserer ord og uttrykk fra kaffens verden som virker både forlokkende og forvirrende. Når noen karakteriserer kaffen som «Mørk, kontinental og eksklusiv» er det lett å la seg forføre. Begreper som «French Roast» antyder en mørkere brenningsgrad, men sier ikke noe om kvaliteten.
  • En mørkbrent kaffe kan oppleves som «eksotisk» av noen, men bitter og «sterk» av andre. Det er vanlig å benytte mørkere brent kaffe til espresso, som er basen for ulike melkedrikker som cappuccino og latte. 
  • I Norge er det vanlig å velge en lysere brent kaffe til den «vanlige kaffen»
  • Be gjerne om tilbud på to bønnetyper; en til sort kaffe og en til ulike espressobaserte drikker med og uten melk. 
  • Sort kaffe bør smaksmessig treffe de norske smakspreferansene, hvilket betyr kaffe av god kvalitet basert på helt eller overveiende andel arabica-bønner. Man kan benytte de mest solgte kaffene i norsk dagligvare som  en referanse.
  • 4/5 av alle nordmenn drikker mer enn 2 kopper kaffe i løpet av arbeidsdagen.
  • I snitt drikker den kaffedrikkende delen av befolkningen 3,7 kopper på hverdager.
  • 94% av norske arbeidstakere synes god kaffe øker trivselen på arbeidsplassen.
  • Om lag 70% av alle nordmenn drikker kaffen svart.

Når dere spesifiserer hva slags kaffe dere ønsker, så unngå å stille krav om produkter som kan medfører feil fortolkninger eller misforståelser. Et eksempel: Mens begrepet «espressobønner» er mye benyttet som produktbetegnelser fra de ulike kaffebrenneriene, er det ingen standard for espressobønner. Kaffe som ikke er merket som «espresso» kan fungere utmerket. Be om «kaffe som egner seg til espresso», istedenfor «espressobønner», så vil tilbyderne komme med sine forslag, og dere kan selv avgjøre hva dere liker best.


Utstyr

Det finnes ulike systemer for tilberedning av kaffe. Noe er helautomatisk, noe er halvautomatisk og noen ganger må man gjøre hele jobben selv.

De aller fleste virksomheter av en viss størrelse vil kunne ha behov for flere systemer parallelt. Årsaken er at behovene kan være svært ulike internt i bedriften. Møterom, resepsjon, kantine eller kontorlandskap vil ikke nødvendigvis kunne dekkes av samme type utstyr. Dette behøver ikke by på problemer. De fleste leverandørene vil komme med forslag som ivaretar de ulike behovene.

Nedenfor finner du en kortfattet beskrivelse av de ulike systemene for tilberedning av kaffe i det profesjonelle markedet. Begrepene er ikke ensartede, og det er lett å la seg forvirre når man også skal forholde seg til produsentenes merkevarenavn og betegnelser.

Det viktigste skillet går mellom samlebetegnelsen en-koppsautomater og traktere. Som navnet tilsier vil en en-koppsløsning levere én kopp ferdig brygg i koppen, mens en trakter leverer en større mengde ferdig brygg i kolbe eller kanne.

Traktere

Kolbetraktere kjenner vi fra husholdningen, da gjerne som kaffetraktere. Kolbetraktere på 2 – 5 liter finner vi ofte i kantiner eller på kafeer og restauranter.

Større urnetraktere eller containere kan trakte store volum, f. eks 2 x 5 eller 2 x 10 liter. Dette er godt egnet der hvor mange skal ha kaffe på en gang. 

Kaffe har imidlertid begrenset holdbarhet etter at den er traktet, og bør ikke oppbevares på kanne eller termos mer enn en viss tid. Norsk Kaffeinformasjon anbefaler at kaffen ikke står på kanne mer enn 30 minutter (maks 1 time).

Helautomatiske kaffemaskiner

Det finnes en rekke ulike løsninger innenfor samlebetegnelsen helautomatiske kaffemaskiner. Det finnes også en rekke navn og uttrykk som kan skape forvirring: Kaffeautomat, varmdrikksautomat, helautomatisk kaffemaskin, instantmaskin, helautomatisk filtermaskin, helautomatisk espressomaskin, friskbrygger, ferskbrygger og vendingmaskin.

Mange leverandører bruker betegnelsen helautomatisk kaffemaskin også om filtermaskiner med egne lagringstanker. Dette er maskiner med stor kapasitet og som er et alternativ til de manuelle trakterne.

Mange helautomatiske løsninger tilbyr melkebaserte kaffedrikker som cappuccino og caffe latte i tillegg sjokolade, te og andre drikker. 

Friskbryggere

Friskbryggere kan enten benytte malt kaffe eller hele bønner eller begge deler. Maskinen lager én kopp om gangen, og enkelte modeller har også kannefunksjon. Tiden det tar å brygge en kopp vil typisk være mellom 20 og 30 sekunder. Det er denne typen kaffemaskiner man finner mest av rundt om på norske arbeidsplasser, bensinstasjoner, kiosker og andre steder som selger kaffe til folk i farten.

Kapsel- og podsmaskiner

Her er prinsippet det samme som for friskbryggere. Kaffen er imidlertid porsjonspakket og teknologien er annerledes. Man plasserer koppen, trykker på en knapp og maskinen lager det produktet man har valgt. 

Instantmaskiner/Liquid Coffee

Instantmaskiner bruker pulverkaffe som tilsettes vann. Kaffekonsentrat (liquid coffee) kommer i lufttette pakninger (bag-in-box). De tilsettes vann i tilhørende dispensere.

Tilberedningstiden er kort, og disse løsningene benyttes gjerne på steder der mange skal ha kaffe på en gang, eller på steder med spesielle krav til hygiene og minimal innsats fra ansatte.

European Coffee Brewing Centre tester og godkjenner traktere og friskbryggere ut fra gitte krav til kontakttid og temperatur. En oversikt over alle godkjente maskiner finnes HER.


  • De fleste drikker kaffen sort uten tilsetting av melk eller sukker. Sørg for at dere skaffer en løsning som greier å brygge en tilfredsstillende kopp sort kaffe.
  • De fleste kaffeautomater kan levere en rekke ulike drikker. Vær klar over at dere kan bestemme selv hvilket utvalg dere ønsker å tilby ansatte eller kunder.
  • Det er hyggelig med fint design og smarte løsninger, men hold hodet kaldt og fokuser på resultatet i koppen.
  • Ikke gå dere vill i tekniske løsninger. Dere trenger ikke å kunne alt. Overlat til tilbyderne å komme med forslag basert på deres beskrivelse av behov.

Serviceavtale

Regelmessig service sikrer bedre kaffe og forlenger levetiden på ditt kaffeutstyr. Vi anbefaler å tegne en serviceavtale med din leverandør. Det må avklares hvem som skal ha ansvar for det daglige/ukentlige vedlikeholdet. Et alternativ er at bedriften oppnevner en «superbruker» som får utvidet opplæring av leverandøren og deretter får ansvar for at daglig/ukentlig vedlikehold blir utført. I mange tilfeller vil også vedkommende være bedriftens kontaktperson mot leverandør.

TOTAL SERVICEAVTALE 

For noen aktører kan det kanskje være aktuelt med en total serviceavtale. Da tar leverandøren ansvar for all drift av kaffemaskinene (bestiller kaffe og tilbehør, etterfyller kaffe, tømmer grutbeholder, etc.) samt vedlikehold og service av maskinen. Dette er den dyreste løsningen og alt ansvar for oppfølging legges på leverandøren. Det er imidlertid ikke alle leverandører som har mulighet til å tilby en slik tjeneste. 

TEKNISK OG FOREBYGGENDE VEDLIKEHOLD

Kunden betaler en fast sum for at leverandøren kommer med faste intervaller og gjennomfører nødvendig teknisk og forebyggende vedlikehold. Det er vanlig å avtale responstid i forhold til lokasjon. 

Vi anbefaler at du lar leverandøren beskrive servicekonseptet på den tilbudet løsningen. De ulike maskinene vil ha ulike behov, og det er derfor ikke hensiktsmessig å stille spesifikke krav på alle områder. Det viktigste er å ende opp med et relevant service-nivå som er tilpasset utstyret som skal leveres.

Leverandøren bør spesifisere:

  • Anbefalt serviceintervall
  • Hva er inkludert mellom de faste intervallene
  • Responstid
  • Tilbys det lånemaskin ved eventuell nedetid
  • Reservedeler, hva er inkludert og hva er ikke inkludert
  • Hva forventes av kunden/hva må kunden gjøre selv
  • Hva inngår ikke i avtalen
  • Pris
  • Garantier
  • Mislighold
  • Eventuelle fordeler

Kunden bør spesifisere:

  • Hvilket servicenivå ønskes; totalservice eller kun teknisk og forebyggende vedlikehold
  • Hva er normal arbeidstid på stedet
  • Ønsket responstid
  • Krav om lånemaskin ved eventuell nedetid

Renhold

Uansett hva slags utstyr man velger, kreves regelmessig renhold. Belegg og fettstoffer fra kaffen kan tette de tynne slangene og rørsystemet i kaffemaskinen og feste seg på innsiden av kaffekanner og termoser. Dette setter usmak på kaffen og kan forkorte maskinenes levetid. Avleiringer fra humus og urenheter i vannet kan også sette usmak på kaffen.

Ferskbrygget kaffe smaker best fra rent utstyr. Sørg for gode rutiner både når det gjelder renhold og generelt vedlikehold av kaffemaskiner og utstyr.


Type leverandører

De aller fleste som anskaffer større kaffeløsninger velger én leverandør som tar hånd om alt. I en slik totalpakke inngår maskiner, kaffe  og andre produkter, opplæring, service og vedlikehold. 

Det kan imidlertid være grunner for å skille dette, og da er det greit å vite at det finnes aktører som kun leverer maskiner og utstyr og som samarbeider med ulike kanffeleverandører.

Maskinleverandørene leverer kaffemaskiner i alle typer og prisklasser. 

Kaffeleverandørenes hovedprodukt er kaffe. Enten brent selv eller importert ferdig brent til Norge. 


Tildelingskriterier

Det er gjerne tre kriterier man legger vekt på når det gjelder valg av kaffeløsning.

  • Smak
  • Kvalitet og produktegenskaper
  • Pris

Smak

Smak er vanskelig, men viktig. Man kan til en viss grad stille krav til kaffe i en anbudsforespørsel, men det krever kunnskap og at man på forhånd har blitt enige om hva slags smaksprofil, brenningsgrad og tilberedningsmetode man skal etterspørre.

Ønsker man en systemleverandør som tilbyr et totalkonsept hvor kaffe inngår, er det enklest å legge inn smakstester i anbudsprosessen og la dette bli et av tildelingskriteriene. Les mer om smakstest.

Dere kan be om leverandørbesøk slik at dere får smakt kaffe tilberedt på det utstyret dere vurderer. 

Dersom smak og smakstester skal være en del av tildelingskriteriene og vektes, må alle tilbyderne få anledning til å presentere sin kaffe. Dersom man ikke har anledning til å gjennomføre smakstesting med alle, må dette til- delingskriteriet utelates. Dersom man kjører en prekvalifisering og velger ut et antall tilbydere som går videre, kan man legge inn smakstesting i denne fasen. 

Kvalitet og produktegenskaper

Det er viktig å vær tydelig på hva man trenger. Det er imidlertid ikke så lett å vite hva man skal spørre etter når man ikke har tilstrekkelig kunnskap verken om kaffe eller de tekniske løsningene.

En måte å skaffe seg oversikt på er å gjennomføre et forprosjekt som har til hensikt å avdekke hva de faktiske behovene er. Leverandørene vil kunne svare på det meste og vil også kunne gi gode råd underveis.

Vi vil anbefale å liste opp alle absolutte krav i et skjema som alle tilbyderne kan svare JA eler NEI på. Enkelte krav dere stiller kan trenge noe utfyllende informasjon. Sørg for å ha en ekstra kolonne hvor dere kan utdype kravet eller forklare nærmere.

Krav som ikke er absolutte, men som allikevel vil bli evaluert, bør listes opp i samme skjema. Dette gjelder både krav til produkt, funksjon og service.

Unngå upresise formuleringer

Dersom dere knytter betegnelser som ”enkel”, ”god” eller ”rask” til kravene,  er det viktig å være konkret og tydelig. 

Det er en sammenheng mellom pris og kvalitet på råvaren. Det er også sammenheng mellom bryggetid og kvalitet på det som leveres i koppen. Det kan fort bli inkonsekvent om man ikke forstår hva man egentlig ber om.

Dersom man både stiller krav om at kaffen skal være ”god” og at den skal tilberedes ”raskt” kan dette virke mot hverandre. Forsøk derfor å unngå ord som gir rom for skjønn eller subjektive opplevelser. Vær konkret og still krav det går an å møte, uten at det ene slår det andre i hjel.

Hva er god kaffe? Hva er rask bryggetid? Hva er stille?

Pris

Skal man kunne sammenligne pris mellom de ulike tilbyderne må forutsetningene være spesifisert. Dersom du ber om pris per kopp må dere spesifisere hvor mye ferdig drikke det skal være i koppen. 

Norsk Kaffeinformasjon anbefaler minimum 60 gr kaffe per liter vann for traktere og friskbryggere. 

Det er pris- og kvalitetsforskjeller på kaffe og dette henger som regel sammen. Dersom dere har en klar formening om pris, børe dere formidle dette. 

  • Utstyr, ingredienser, tilbehør og service prises separat
  • Spesifiser antall ml i hver kopp av hvert produkt. Vi anbefaler 1,6 dl. som enhet. Med dette menes 1,6 dl ferdig drikke i kopp.
  • Be om pris pr kg kaffe 
  • Spesifiser hva serviceavtalen skal inneholde.
  • Eventuelle forpliktelser i forhold til volum (må kjøpe en viss mengde)

Fastpris

Råkaffeprisene fastsettes på internasjonale børser og kan svinge som følge av naturmessige forhold. Krav om fastpris i hele avtaleperioden vil derfor være problematisk ettersom råkaffeprisene både kan stige og synke ganske betydelig. 

Mange leverandører vil ikke akseptere å levere tilbud på fastpris. 

Man kan legge inn i avtalen at pris- justering skal meldes i god tid (1-3 mnd) og at prisen vil basere seg på råvareprisen/dollarkurs.

Vær spesifikk ved innhenting av pris hos de ulike tilbyderne. Da er det enklere å sammenligne pris.

Tenk på dette!

  • God kaffe kan ødelegges av dårlig utstyr eller feil bruk. Godt utstyr kan ikke redde dårlig kaffe.
  • Ikke la dere blende av avansert teknologi eller lekkert design. Dersom kaffen ikke smaker, vil det fort oppstå misnøye blant de ansatte. 
  • Gode råvarer kommer ikke til sin rett dersom kaffen ikke tilberedes etter anbefalte regler når det gjelder tid og temperatur. Slurvete rutiner når det gjelder service og renhold kan ødelegge smaken. Det er altså summen av flere forhold som avgjør om man får en tilfredsstillende løsning.
  • Vekter dere pris framfor kvalitet, kan dere på sikt ende opp med en dyrere løsning. Vår erfaring er at brukernes misnøye med en dårlig kaffeløsning fører til økte kostnader. Kaffen må byttes ut eller doseringen per kopp må økes. Da ryker forutsetningene i tilbudet.
  • Brukervennlighet, funksjonalitet og ikke minst servicekonseptet blir viktig i hverdagen. Dette bør vektes på linje med pris og kvalitet.

Miljømessige og sosiale krav

Grønne og innovative anskaffelser blir stadig mer sentralt når store bedrifter skal foreta innkjøp. Det offentlige stiller krav til sertifiserte produkter, og private virksomheter følger etter. Kaffeløsninger er intet unntak.

Bærekraftig jordbruk, sosialt ansvar, rettferdig handel, energi- og miljøvennlige løsninger og ikke minst sunne produkter er i fokus. Hele leverandørkjeden gjennomgås, og utvalget av sertifiserte produkter har blitt mye større de siste årene. 

Det finnes en rekke nasjonale og internasjonale merkeordninger som dekker de fleste kravene som innkjøpere av kaffeløsninger forholder seg til. 

Ø-merket til Debio er en norsk merkeordning for økologiske produkter. Rainforest og Fairtrade er kjente sertifiseringer for bærekraftig jordbruk, sosialt ansvar, rettferdig handel.

Miljømerket Svanen stiller miljøkrav til produkter, mens Grønt Punkt sørger for material -og energigjenvinning av emballasje.

Forbrukerrådet har en utmerket oversikt over ulike merkeordninger på forbrukerradet.no.

Sertifiseringer gir dokumentasjon og sikkerhet for innkjøpere, men det er ikke uten problematiske sider. Disse store internasjonale ordningene koster penger for fattige bønder i utviklingsland, de kan være byråkratiske og det krever et stort apparat for å administrere dem. 

Ved siden av de store internasjonale sertifiseringsordningene, finnes en rekke initiativer fra ulike brennerier for å hjelpe kaffedyrkere og deres familier i produsentlandene. Mange handler direkte med kooperativer eller produsenter, slik at en større andel av betalingen går til bonden.

Mye av kaffen dyrkes og foredles økologisk, selv om det ikke kan dokumenteres. 

  • Skal kaffen være dobbelstertifisert, altså både «rettferdighetssertifisert» og økologisk?
  • Skal man stille krav til at leverandøren ha et tredjepartssertifisert miljøledelsessystem som EMAS, ISO 14001, Miljøfyrtårn eller tilsvarende?   
  • Har man forventninger om at leverandøren skal være en strategisk samarbeidspartner som aktivt bidrar til tiltak som redusert miljøbelastning?

Merk at sertifisert kaffe ikke handler om smak og kvalitet på råvaren eller det brente produkt. Sørg derfor å prioritere når det kommer til vekting av de ulike kriteriene. Dersom den sertifiserte kaffen kommer dårlig ut på smakstestene, så må dere ta et valg. 

Når man stiller krav om sertifiserte produkter må man være villig til å akseptere en noe høyere pris.