Kontorkaffe_slider

Se opp for «kreative» kaffeløsninger!

Kaffe på jobben bidrar til trivsel og produktivitet. Men kaffeløsningen på kontoret kan bli både kostbar og dårlig dersom en ikke følger godt med når en innhenter tilbudene.

Fravær av felles kjøreregler kan utnyttes av aktører som snarere er ute etter å villede enn å veilede storkunder som skal innhente tilbud for ny kaffeløsning på arbeidsplassen.

– Det er dessverre fortsatt kaffeleverandører som opererer med kreative løsninger i sine anbud, slik at kunden «blindes» tilstrekkelig til å inngå det som ofte blir dårligere og dyrere kaffeløsninger, sier Erik Holmen.

Han har flere års erfaring innen bransjen for kaffeautomater (vendingbransjen) og er daglig leder/country manager i kaffe- og vannleverandøren Eden Springs.

Komplisert

Både private og offentlige virksomheter har kontaktet Norsk Kaffeinformasjon (NKI) etter at de har opplevd anbudsinnhentingen av kontorkaffe som en komplisert og villedende affære, ifølge daglig leder Marit Lynes i NKI.

– NKI er opptatt av å få på plass standardiserte anbudsvilkår for kaffeleveranser innen storhusholdning. Dette ønsker vi nå å sette fokus på, sier Lynes.

NKI er i gang med arbeidet med sikte på å få på plass anbefalte retningslinjer til bruk ved innhenting av anbud på kontorkaffe.
I en anbudsrunde henter virksomheten gjerne inn tilbud fra flere leverandører. Det gjorde Elverum kommune da de ville bytte ut de gamle kaffetrakterne med en ny automatisert kaffeløsning.

– Vi hadde utarbeidet et solid anbudsgrunnlag basert på kommunens innkjøpsreglement samt nær kontakt og rådgivning underveis fra Norsk Kaffeinformasjon, forteller kommunens innkjøpsrådgiver Morgan Johansen.

Da en av de tapende leverandørene i etterkant sendte inn klage på kommunens innkjøpsvurdering, ble det avdekket ulike bransjeoppfatninger om hvilke standarder som må gjelde for slike kaffe-anbud – blant annet prisberegning og i forhold til dosering kaffe versus vann.

– Det viste seg at bransjeaktører ikke var enige selv i mellom om hvilken doseringsgrad kaffe som skal benyttes. Dette bør en seriøs kaffeleverandør ha avklart på forhånd, og ikke angi dette som klagegrunnlag. Det er leverandørens jobb å vite hvilke doseringsgrenser som gjelder, sier Johansen.

Lett å trå feil

I følge Holmen oppstår gjerne flere utfordringer når en skal sammenlikne de ulike tilbud og finne ut hvor god kaffeløsning en får for pengene. Både type kaffeautomat, ingredienser og servicedel er sentrale parametre som må sammenliknes når en skal finne kaffeløsningen som passer virksomheten best.

– Det gjelder å tydelig definere hva en ønsker tilbud på, og slik at like produkter fra leverandørene måles opp mot hverandre. Men her er det lett å trå feil fordi det ikke finnes noen kjøreregler for slike anbudsrunder.

Kontorkaffe_ErikHolmen1-600x712

– Og det er gjerne her de kreative anbudsløsningene viser seg. Et tilbud som er angitt i «pris per kaffekopp» sier egentlig svært lite om hvor mye eller hvor kvalitetsfyllt kaffe en får, sier Holmen.

Andelen kaffe og vann er sentralt for å vurdere tilbudene. Mens NKI anbefaler 60 gram kaffe per liter vann, kan enkelte leverandører i sine anbud hevde deres kaffeautomater er av så høy kvalitet at de kan undergå denne doseringsgrensen.

– Dette er ren og skjær villedning. Eksakt kaffedosering kan nok variere til en viss grad. Her er det både uenigheter og dessuten smak og behag som spiller inn. Men uansett er det en nedre grense for hva som kan defineres som «kaffe». Jeg har selv smakt det som mer kan karakteriseres som vann med kaffe-essens i, forteller Holmen.

Andre igjen «selger inn» sine tilbud på et svært lavt prisnivå, for senere å justere dette opp gradvis når kaffeavtalen er satt i gang.

– De ulike kaffetyper og automater vil ha ulike prisnivå. En høyere kvalitet vil nødvendigvis ha en høyere pris, sier Holmen.

Økt kompetanse

Johansen mener det trengs objektiv informasjon og krav som kan legges til grunn ved innkjøp av kontorkaffe.

– De færreste ansatte i en virksomhet har spesiell fagkompetanse innen kaffekvalitet til å vurdere helheten i dette. Derfor bør det legges arbeid i å utarbeide felles kravspesifikasjoner som både innkjøper og leverandør kan legge til grunn, sier han.

– Hvorfor er det ingen felles kjøreregler innen bransjen?

– Det har vært gjort forsøk men en har ikke klart å samle seg. Enkelte leverandører ønsker ikke å være med og ser seg best tjent med å drive uten noe felles regelverk, sier Holmen.

Han har likevel tro på at økt kompetanse blant bedriftsledere og ansatte vil gjøre det enklere å for dem å velge de gode kaffeløsningene til arbeidsplassen. Men det er også sentralt at bransjen selv gjør sitt.

– Det er uansett viktig for alle parter å ha en god dialog med NKI. Selv om leverandørene er konkurrenter, er det avgjørende å jobbe sammen for å øke kunnskapen og interessen for dette.

Pass på!

Type kaffeautomat, ingredienser og service er tre viktige elementer som må sammenlignes mellom de ulike tilbudene en henter inn, understreker Erik Holmen.

Legg like mye vekt på alle elementer, fordi de kan alle påvirke opplevelsen av «dårlig kaffekvalitet » – for eksempel rengjøring, dosering og/eller malingsgrad, lagring av ingredienser, temperatur på vannet, kontakttid mellom vann og kaffe samt vannfordeling over kaffen.

Kaffe er ikke «bare kaffe». Det er også forskjell på kaffe fra Brasil, fra Etiopia eller andre land, likeledes som det er forskjell på Friele Frokost kaffe og Løfbergs Lila.